5 maneras de aumentar la eficiencia y la seguridad de su departamento

Ya sea que trabaje para el gobierno local o estatal, muy probablemente su organización acepte efectivo como forma de pago. Desde cobrar impuestos y tarifas de multas de estacionamiento hasta facturas de servicios públicos y más, las dependencias gubernamentales reciben una sorprendente cantidad de efectivo por año.

Además de aceptar efectivo, los empleados de las organizaciones gubernamentales también deben cumplir los mandatos establecidos y los reglamentos de su organismo. Si bien estos procedimientos tienen el objetivo de garantizar la seguridad de los depósitos y de todas las personas en la oficina, los empleados gubernamentales conocen demasiado bien los desafíos relacionados con la gestión manual de valores, incluidos los siguientes:

• Traslados peligrosos para depositar efectivo o solicitar cambio en el banco
• Falta de respuesta y comunicación en las solicitudes de propuestas (request for proposals, RFP)
• Aumento del riesgo de robo y pérdida debido al exceso de dinero en efectivo en las dependencias
• Tareas que demandan tiempo para asegurar que los depósitos y los fondos se contabilicen en el término de 24 horas

Estas frustraciones y riesgos causados por la gestión manual de valores suelen derivar en incumplimientos de fechas de entrega y violaciones normativas. Establecer una política eficiente de manejo de valores puede ser difícil, especialmente cuando los departamentos no pueden obtener una respuesta de su RFP o respuestas a las preguntas a su proveedor de gestión de valores.

Afortunadamente, si se implementan las siguientes mejores prácticas y se cuenta con un proveedor confiable de transporte de valores, las organizaciones gubernamentales pueden optimizar sus operaciones para mejorar la seguridad y la eficiencia de la organización.

Consejos rápidos para mejorar el manejo de dinero en efectivo

A fin de optimizar aún más las tareas habituales y garantizar la seguridad del efectivo, considere tomar las siguientes medidas:

1. COMPLETE EL PROCESO DE RFP

La mayoría de las organizaciones gubernamentales tercerizan su gestión de valores a un proveedor de transporte de valores. Cuando revisa los contratos potenciales, tenga en cuenta si la compañía seleccionada puede satisfacer las necesidades de seguridad y comunicación de su departamento. Trabajar con una compañía experimentada lo ayudará a simplificar el proceso, ahorrar tiempo a su organización y garantizar la asistencia para el cliente directo cuando necesite hacer preguntas, tanto durante el proceso de licitación como después de la implementación.

2. ESTABLEZCA UNA POLÍTICA CLARA DE MANEJO DE EFECTIVO

Después de seleccionar un proveedor de logística de efectivo, asegúrese de establecer con claridad todos los procedimientos para aceptar pagos en efectivo. Esta política debe incluir fechas de entrega, una lista de los empleados con acceso autorizado a los fondos y un lugar donde debe conservarse el efectivo antes de un depósito en el banco.

Una vez que la política esté completa, asegúrese de que todas las partes responsables, incluidos el proveedor de transporte de valores y los empleados, comprendan completamente sus funciones y responsabilidades.

3. MINIMICE LA CANTIDAD DE PERSONAS QUE MANEJAN EFECTIVO

Reducir la cantidad de personas que manejan efectivo desde las transacciones hasta el depósito en el banco lo ayuda a evitar la posibilidad de fraude, los errores de recuento y los robos. Por ello, es esencial que solo el personal autorizado maneje el efectivo, y que todo el efectivo se conserve en un lugar seguro hasta que sea retirado para depositar.

4. APROVECHE LOS SERVICIOS BLINDADOS

Cuando completa su contrato por un servicio de transporte de valores, asegúrese de incluir servicios blindados. Un profesional de seguridad capacitado trabajará con las políticas de seguridad actuales de la organización gubernamental para garantizar que cumplan las reglamentaciones, a fin de realizar el retiro para el depósito de la manera más eficiente y segura.

Al mismo tiempo, el proveedor de transporte de valores también puede entregar solicitudes de cambio. Esto mantiene a los empleados en la oficina, frente a los visitantes, y les permite concentrarse en sus tareas y asegurar que su departamento siga funcionando correctamente.

5. SI EL PRESUPUESTO LO PERMITE, INVIERTA EN UNA CAJA DE FONDO INTELIGENTE

Implementar una caja de fondo inteligente pueda ayudar a automatizar el proceso de manejo de efectivo. La caja de fondo no solo mantiene seguros los depósitos, sino que también aumenta la productividad de los empleados porque les permite regresar a sus responsabilidades en lugar de contar manualmente el efectivo.

Sin embargo, es posible que las cajas de fondo inteligentes no se ajusten al presupuesto. En ese caso, analice adquirir otros productos de seguridad, como una bóveda o caja registradora para garantizar que el efectivo que se conserva en el lugar esté seguro hasta que pueda ser transferido al banco.

Las organizaciones gubernamentales que implementan estas prácticas y utilizan un proveedor de logística de efectivo confiable pueden asegurarse de que sus oficinas, sus empleados y sus depósitos están mejor protegidos y preparados para aceptar pagos en efectivo.

Trabajar con un proveedor de transporte de valores es una solución rentable que garantiza que los pagos se realicen en la fecha límite y, al mismo tiempo, reduce los riesgos operativos del departamento. Adicionalmente, las organizaciones pueden mejorar la visibilidad de su flujo de efectivo, lo que les da una mayor oportunidad de gestionar activamente sus fondos.

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